Działając w oparciu o Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii w Lab-JOT® Ltd. Sp.z o.o. Sp.k. w Warszawie opracowano Procedurę zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony Sygnalistów w Lab-JOT® Ltd. Sp.z o.o. Sp.k. w Warszawie.
Osoba dokonująca zgłoszenia zobowiązana jest do zapoznania się z:
- Procedura zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony Sygnalistów w Lab-JOT Ltd. Sp. z o.o. Sp.k.
- Klauzula informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych.
- Formularz zgłoszenia
Celem procedury jest:
- Utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Spółce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych oraz kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości w zakresie interesu publicznego oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń, ochrona Spółki poprzez wczesne wykrycie i usunięcie przypadków nieprawidłowości
- Zgłoszenie naruszenia prawa odbywa się na podstawie informacji uzyskanych w kontekście związanym ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu.
- Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem podstawnego i bezpiecznego zarządzania i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminacji i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych w Lab-JOT® Ltd. Sp.z o.o. Sp.k..
- Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze (tj. odnoszące się do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie) są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności i gwarantują ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.
- Niniejsza procedura służy do zgłaszania nieprawidłowości. Pozostałe kwestie dotyczące bieżących problemów związanych z wykonywaną pracą należy rozwiązywać w oparciu o istniejące relacje służbowe bądź inne – ustanowione na podstawie odrębnych regulacji wewnętrznych – dostępne kanały, które powinny być wykorzystane do tych celów.
- Osoby dokonujące zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie nie podlegają ochronie przewidzianej w procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również osoby którzy przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.
Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Spółce
- wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego pod adresem www.labjot.com w zakładce /Sygnalista
- dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@labjot.com
a) w celu zachowania pełnej anonimowości, zgłoszenia przekazywane w tym trybie powinny być wysyłane z adresu e-mail, uniemożliwiającego identyfikację nadawcy (w szczególności nie powinien zawierać imienia i nazwiska Sygnalisty, ani innych danych go identyfikujących). Zgodnie z Procedurą nie będzie podejmowanych żadnych prób ustania tożsamości Sygnalisty, który postanowił pozostać anonimowy, a jakiekolwiek działania w tym zakresie, w szczególności zlecenie ustalenia tożsamości Sygnalisty, który pragnie pozostać anonimowy, stanowią Naruszenie. - Pisemnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres:
Lab-JOT® Ltd. Sp.z o.o. Sp.k.
Al. Jerozolimskie 214, 02-486 Warszawa
a) w celu zachowania pełnej anonimowości, zgłoszenia przekazywane w tym trybie powinno być wysłane w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem ,,Poufne” umieszczonej w kolejnej kopercie opatrzonej klauzulą ,,zgłoszenie nieprawidłowości – naruszeń prawa”. Przesyłka przekazywana jest bezpośrednio do rąk własnych Koordynatora ds. naruszeń. Korespondencja tak nie podlega rejestracji na zasadach ogólnych obowiązujących w Spółce,
Osobą upoważnioną do obsługi naruszeń prawa jest Koordynator ds. naruszeń
Zgłoszenie może mieć charakter:
- Jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
- Poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu,
- Anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.
W przypadku gdy zgłoszenie jest:
- w oczywisty sposób bezzasadne;
- nie stanowi Naruszenia;
- przekazane jest w sposób uniemożliwiający prowadzenie postępowania z uwagi na zakres przekazanych w nim informacji, a ich uzupełnienie jest niemożliwe;
- okoliczności sprawy bezsprzecznie wskazują na działanie Sygnalisty w złej wierze;
- nie podlega pod zakres przedmiotowy lub podmiotowy
Procedury; postępowania wyjaśniającego nie rozpoczyna się.
Aby treści zgłoszenia wysłane w formie elektronicznej były odpowiednio chronione należy je zaszyfrować
- Zaszyfrowany plik wysyłam jako załącznik wiadomości za pomocą: dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@labjot.com
- Hasło do zaszyfrowanego wcześniej pliku należy przesłać telefonicznie :0606 104 497
Warunki objęcia ochroną osób dokonujących zgłoszenia
1. Osoby dokonujące zgłoszenia kwalifikują się do objęcia ochroną na mocy Dyrektywy, pod warunkiem, że:
a) miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie są objęte zakresem stosowania niniejszej dyrektywy
oraz
b) dokonały zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z art. 7 albo zgłoszenia zewnętrznego zgodnie z art. 10 lub dokonały ujawnienia publicznego zgodnie z art. 15 Dyrektywy.
Warto wiedzieć – Przeczytaj zanim wyślesz zgłoszenie
Dokonując niniejszego zgłoszenia powinieneś:
1. działać w dobrej wierze,
2. posiadać uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
3. nie dokonywać ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
4. ujawnić informacje, które są zgodne ze stanem Twojej wiedzy i ujawniać wszystkie znane Ci fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
5. zapoznać się z obowiązującą Procedurą zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony Sygnalistów w Mościckim Centrum Medycznym Sp. z o.o. w Tarnowie,
Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega sankcji karnej określonej w ustawie Kodeks Karny.